Internettsalg

Alle salg hvor kunden din kjøper en vare eller tjeneste av deg, hvor både bestilling og betaling foregikk via en nettløsning, er internettsalg. Det vil si at hvis kunden logger seg inn på nettsiden din og bestiller dine varer eller tjenester for å så også betale for dem via nettsiden.

Eksempler på internettsalg er salg via nettbutikker, nettauksjon eller over e-post. Vy-appen, hvor man bestiller togbilletter, er et eksempel på internettsalg. Da blir tjenesten utført nesten samtidig som bestilling og betaling.

Hvordan skal internettsalg dokumenteres

Selv om kjøpers betalingsforpliktelse gjøres opp ved levering, er internettsalg ikke kontantsalg. Det betyr at salget ikke følger reglene om kassasystem og må derfor dokumenteres på samme måte som kredittsalg (“salg på regning”).

Hva betyr egentlig det? Det betyr at internettsalg må dokumenteres ved bruk av fakturaer eller tilsvarende. En faktura eller salgskvittering må opprettes når salget går gjennom og den må inneholde alle kravene for kredittsalg (faktura). Les mer om kravene til fakturaer her.

Dette skal så sendes uoppfordret til kunden(e). Hvis du har brukt en tredjeparts nettløsning til å ta betalt for tjenesten eller varen du har solgt, kan det være at de har produsert en kvittering og sendt denne elektronisk til kunden, vanligvis via e-post. Denne kvitteringen skal du få en kopi av slik at du kan føre den inn i regnskapet ditt.

Du kan ikke bruke ordrebekreftelser, betalingsbekreftelser, bankutskrifter og lignende til å bokføre internettsalg - dette vil ikke være godkjent etter bokføringsreglene!

Den enkleste måten å opprette salgsdokumentet i vårt regnskapssystem er å opprette en vanlig faktura via “Salg” > “Faktura”. Dette kan fint gjøres ved lite omfang av kunder du har internettsalg til.

Hvis du er et veldig stort omfang av kunder du gjennomfører internettsalg til, for eksempel via nettbutikk, kan du bruke en inntektsrapport i stedet. Inntektsrapporten må da inneholde det samme som en faktura siden denne følger de samme kravene til salgsdokumentasjon. Det vil si at du må legge inn hva som er solgt, mva, kundens navn og informasjon, osv. Inntektsrapporten kan dekke en hel måned, og du kan bokføre den på den siste hver måned. Mange nettbutikkløsninger kan lage slike inntektsrapporter for deg. Ellers kan du opprette denne rapporten selv, basert på f.eks. et Excel-utdrag fra nettbutikkløsningen som du har. Vi anbefaler at du setter deg inn i kravene til salgsdokumenter, spesielt hvis du lager din egen inntektsrapport, og vi anbefaler at du engasjerer en regnskapsfører for å hjelpe deg her om du har spørsmål.

Eksempel - holdt kurs via Facebook

Vi tar for oss et eksempel på et internettsalg her, og hvordan dette registreres i regnskapssystemet. I dette eksempel holder du et kurs via Facebook 15.03.2024 og 3 deltakere betaler for kurset direkte til Facebook via kortbetaling. Betalingen for kurset går altså via Facebook før den senere blir utbetalt samlet til deg.

Trinn 1: Registrer kundene i regnskapssystemet

Det første du må gjøre er å registrere alle kundene i regnskapssystemet. Dette gjør du ved å gå til “Salg” > “Kunder” > “Ny kunde”. Navn, adresse og organisasjonsnummer (kun hvis bedrift) bør legges inn på alle kunder.

Hvis 3 betalende deltakere deltok på kurset, må man registrere 3 kunder i systemet. Hvis du allerede har registrert en eller alle kundene, må du ikke registrere dem på nytt.

Ikke-betalende deltakere på kurset må ikke registreres som kunder så lenge det ikke er byttet andre goder for deltakelsen. Hvis det er gjort bytting av goder, bør du sjekke med en regnskapsfører hvilken regler som gjelder for deg og de enkelte tilfellene her siden det kan hende du må innrapportere dette.

Trinn 2: Opprett en faktura/salgsrapport for hver av kundene

Selv ved internettsalg så skal kundene dine uoppfordret få et salgsdokument.

Selve salget er viktig at dokumenteres riktig. Man har vanligvis to alternativer:

1. Opprett en faktura for hvert salg
2. Bokfør egenlaget inntektsrapport/salgsdokument opprettet av tredjepart i manuelt bilag hvis tredjepart har ustedt salgsdokument for deg

Alternativ 1: Opprett en faktura for hvert salg

Den enkleste, tryggeste og raskeste metoden hvis du fører ditt eget regnskap. I vårt eksempel med kun 3 deltakere på kurset vil dette være det beste valget. Opprett en vanlig faktura via “Salg” > “Faktura” for hvert salg og send disse til kunden(e). Hvis kundene allerede har betalt fakturaen, kan du sette forfallsdager til 0 dager og legge inn en kommentar som bekrefter at fakturaen allerede er betalt. Legg gjerne også ved informasjon om salget, som f.eks. en kommentar om at kurset ble holdt via Facebook 15.03.2024.

Alternativ 2: Bokfør inntektsrapport/salgsdokument opprettet av tredjepart

Har du mange internettsalg i løpet av en måned, kan disse samles opp i en inntektsrapport og bokføres på den siste dagen i den aktuelle måneden. Denne må da inn i regnskapet, og det gjøres ved manuelt bilag. Det samme gjelder hvis du salgsdokument opprettet av en tredjepart - det skal føres på samme måte, men husk å legge ved salgsdokumentet som vedlegg.

Her kommer et eksempel på hvordan dette skal føres. Merk at dette eksempelet tar for seg salg av kurs hvor bedriften ikke er mva-registrert. Hvis ditt selskap er mva-registrert, må du huske å velge riktig mva her:

1. Gå til “Regnskap” > “Manuelt bilag”
2. Legg inn en god beskrivelse og velg datoen salget skal bokføres på (hvis inntektsrapport, kan det føres på den siste dagen i den aktuelle måneden).
3. Last opp salgsdokumentet (inntektsrapporten eller salgsdokument opprettet av tredjepart)
4. På debet (+) siden, velg konto 1500:kunden og legg inn beløpet de har betalt. Klikk “Legg til en ny kreditlinje” for å legge til flere kunder.
5. På kredit (-) siden, velg 3xxx-kontoserie. I vårt eksempel, velger vi 3200 “Salgsinntekt, uten avgiftsplikt” med mva-kode 6 (0% mva) siden vi ikke er mva-registrert. En bedrift som er mva-registrert vil ofte bruke konto 3000 “Salgsinntekt, avgiftspliktig” med mva-kode 3 (Utgående mva, høy sats 25%). Legg inn det totale beløpet solgt for.
6. Klikk “Opprett bilag”.

Trinn 3: Registrer betaling

Siden kundene dine betalte gjennom Facebook (eller f.eks. en kortbetalingsløsning fra Stripe), vil det ta litt tid før du får pengene og du vil kunne bli trukket et gebyr. Hvis du ikke har blitt trukket noe gebyr skal dette ikke registreres, men hvis Facebook (eller kortbetalingsløsningen) trakk et gebyr må gebyret legges inn for at regnskapet skal bli riktig.

1. Gå til “Manuelt bilag”
2. Legg inn en god beskrivelse og velg datoen pengene kom inn på kontoen
3. På kredit (-) siden, velg konto 1500:kunden og legg inn beløp de har betalt. Klikk “Legg til en ny kreditlinje” for å legge til flere kunder. Husk å legge inn beløpet de faktisk betalte (før eventuelle gebyrer).
4. På debet (+) siden, velg konto 1920:bankkonto og legg inn beløpet som ble innbetalt (hvor gebyrer er trukket fra).
5. Klikk på “Legg til en ny debetlinje”, velg konto 7770 Bank- og kortgebyrer og legg inn gebyrbeløpet.
6. Klikk “Opprett bilag”.

Trinn 4: Lukk posteringene mot hverandre i betalingsoversikten

Dette er lurt å gjøre så du slipper å se at kundefakturaene du sendte står som ubetalt, når de egentlig er betalt.

1. Gå til “Salg” > “Kunder” > Klikk (…) og velg betalingsoversikt
2. Huk av ved siden av fakturaen og betalingen slik at de går i 0,00
3. Klikk “Lukk poster”

Dette gjøres på alle kundene.

Refusjoner

Dersom du refunderer kunden for en handel som var internettsalg, f. eks. i din nettbutikk, så må du også bokføre denne refusjonen.

Også her er det to alternativer:

Alternativ 1: Refusjon kun i regnskapet, ikke i nettbutikkløsningen

Dersom refusjonen “ikke finner sted” i nettbutikkløsningen som du bruker, så må du opprette den manuelt i regnskapet. Det enkleste kan være at du oppretter en kreditnota til kunden det gjelder.

Du kan enten klikke på en eksisterende salgsfaktura i systemet, og så på “Krediter” - da blir en kreditnota opprettet.

Eller du kan opprette en kreditnota manuelt: Det gjør du ved å opprette en ny faktura under “Salg”, og så sørger du for at fakturabeløpet er negativt (f.eks. ved å velge antall “-1”). Da blir den nye fakturaen automatisk opprettet som en kreditnota.

Når du har gjort det, kan du gå videre til “Tilbakebetaling” nedenfor.

Alternativ 2: Refusjon skjer i nettbutikken, og må så bokføres

Dersom du registrerer i nettbutikken din at en ordre har blitt refundert, så må du “avbilde” det i regnskapsprogrammet.

Til det kan du opprette et manuelt bilag (under “Regnskap”) med debet konto 1500:kunden (og eventuelt konto 7770 dersom du må betale gebyr) og kredit konto 1920:bankkontoen. Så kan du bruke dokumentasjon fra nettbutikken på denne refusjonen som vedlegg.

Tilbakebetaling

Så må du betale pengene tilbake til kunden og registrere tilbakebetalingen.

Du kan enten bokføre tilbakebetalingen direkte på kreditnotaen - spesielt dersom du betalte pengene tilbake direkte fra bankkontoen din til kundens bankkonto.

Eller du kan opprette et manuelt bilag med debet konto 1500:kunden (og eventuelt konto 7770 dersom du må betale gebyr) og kredit konto 1920:bankkontoen. Dersom tilbakebetalingen skjer gjennom kortbetalingsløsningen din og dersom den avregnes mot andre innbetalinger til deg, så kan du legge til en slik posteringslinje når du bokfører de andre innbetalingene.

Når du har registrert refusjonen og tilbakebetalingen, kan du lukke disse postene mot hverandre i betalingsoversikten for denne kunden (se litt lengre opp for en beskrivelse).

Hva er ikke internettsalg?

Bestilling av varer eller tjenester over internett, hvor betaling og levering skjer senere blir ikke regnet som internettsalg. For eksempel take-away fra restauranten hvor maten ble bestilt på nettsiden, men hentet og betalt i restauranten.